La ciencia detrás del multitasking

Se habla cada vez más de la importancia de ser multitasking, una capacidad que poseen sin duda los ordenadores para ejecutar a la vez 2 o 3 tareas o acciones distintas de forma independiente.

En estos días donde la tecnología es la protagonista no es de extrañar que este vocablo se aplique también a las personas.

En la actualidad las empresas están en la búsqueda de personal multitask, con la competencia o habilidad de realizar múltiples tareas eficazmente y con rapidez.

Las organizaciones insisten que ello implica grandes beneficios como la reducción del tiempo de ejecución y de costes asociados a la contratación de recursos humanos adicionales.

Así, en un trabajador multitasking se aprecia el que pueda dar la talla en varias actividades simultáneas, obteniendo con facilidad importantes responsabilidades.

Podemos imaginar así a una persona que mientras recibe información desde varios dispositivos y plataformas, como el correo electrónico, el chat, el móvil y quizás también una charla presencial, responde al mismo tiempo y propone soluciones innovadoras para algún cliente.

¿ES ESTO REALMENTE POSIBLE?

Lo que descubrió la neurociencia

Con los adelantos en el estudio y la investigación del cerebro humano, la ciencia da respuesta a nuestra anterior pregunta.

Parece que el cerebro humano no está diseñado para efectuar varias cosas a la vez, sino que se centra en una tarea de forma prioritaria sin importar cuán rápido pase de una actividad a la otra.

Su naturaleza por tanto es eficiente en este último aspecto: como el cerebro trabaja de forma veloz entre tareas da la impresión de que éstas se ejecutan de forma simultánea.

PERO NO ES ASÍ.

Seguro que a estas alturas de la lectura te asalta la decepción.

El multitasking es de hecho un mito mezclado con poco más que publicidad.

Justamente para optimizar su rendimiento, el cerebro no es capaz de ser multitarea.

Es la atención, una de las funciones cognitivas medulares, la encargada de discernir entre los millares de estímulos que recibimos cada momento para determinar cuáles son importantes y cuáles no.

Así, nos centramos en una actividad o acción y dejamos pasar el resto de los estímulos y señales.

De esta forma, NO ES POSIBLE ESTAR ATENTO TODO EL TIEMPO A TODO.

El cerebro, frente a dos tareas a realizar, las ordena en secuencia y prioriza su ejecución.

Para cambiar de una actividad a otra, requiere de un tiempo de reacción determinado dependiente de la complejidad de las tareas.

Por tanto, quizás no sea tan relevante qué tan rápido cambiamos de la lectura de un informe a revisar el correo electrónico en espacio de segundos, pero sí es determinante para nuestra propia seguridad cambiar de conducir un vehículo a escribir un mensaje de texto en el móvil.

La clave, según los expertos, es:

Optimizar las decisiones entre dos tareas para reducir el tiempo de interferencia, es decir, el tiempo de reacción para cambiar de una actividad a la otra, así como mejorar la forma en que secuenciamos nuestras actividades por orden de importancia.

Todo ello mejorará nuestra eficiencia y nos acercará a la idea del multitasking, salvando las distancias.

Efectivamente, puede verse como un entrenamiento práctico de nuestra competencia o habilidad para optimizar nuestro tiempo de trabajo y ser más eficientes.

Además de ordenar las tareas por su importancia y prioridad, podemos aprender a gestionar y organizar las tareas pendientes y el tiempo que le dedicamos a cada una de ellas, así como evitar las distracciones.

Las ventajas de entrenarnos para la eficiencia, no para el multitasking

Adquirir las habilidades necesarias para alcanzar de forma exitosa nuestros objetivos puede traernos importantes beneficios en lo personal y en lo profesional.

Aunque ya sabemos que nuestro cerebro no posibilita realmente el multitasking, se puede ayudar a este importante órgano vital con técnicas para facilitar su rendimiento, como relacionar aquellas tareas vinculadas entre sí, organizarlas por orden de importancia, dedicar tiempo al descanso y a la desconexión, elaborar listas de asuntos pendientes y reforzar la memorización.

Es innegable que cuando se es capaz de ser eficiente y se optimiza el tiempo se evidencian muchas ventajas como:

El ahorro de tiempo

Cuando nos centramos en nuestras actividades somos más rápidos y eficientes, rendimos más y podemos dedicar el tiempo libre a otras actividades como el descanso, la convivencia familiar o el ocio.
El aumento de la productividad

Incrementamos nuestro rendimiento sin dejar de lado la calidad en el logro de los objetivos. Por tanto, además de un ahorro de tiempo, se proporciona un mayor rendimiento económico.
La posibilidad de asumir más responsabilidades

Al ser eficientes podemos asumir mayores responsabilidades y convertirnos en referentes en nuestra área de trabajo.
El logro de un trabajo de calidad en entornos caóticos

El entrenamiento para la eficiencia a partir de la priorización de actividades puede ayudarnos a no sucumbir ante las distracciones permanentes.
La capacidad de superar los obstáculos

En momentos de crisis, poder analizar a qué dar nuestra atención, listar las responsabilidades e incluso relacionar actividades similares nos proporciona perspectiva y resiliencia.

No caer en la mentira del multitasking

Según investigaciones realizadas los individuos que se jactan con frecuencia de hacer varias actividades son los menos eficientes.

No se trata de hacer varias tareas a la vez sino de ejecutarlas de la mejor forma posible.

Por lo general, estas personas pueden tener dificultad para mantener su atención en un asunto en particular.

Al repartirse la atención entre varios asuntos sin precisar su orden de importancia se ocasiona una pérdida de la calidad de la concentración.

Si pretendemos ser personas multitasking en vez de trabajadores eficientes a través de un entrenamiento de nuestras habilidades y capacidades podríamos perjudicarnos seriamente.

Tan importante es rendir al máximo como disfrutar de horas de descanso.

Si forzamos a nuestro cerebro a trabajar sin orden ni medida seremos candidatos a padecer de:

Menor rendimiento y baja calidad en nuestro trabajo.

Si no centramos nuestra atención en una tarea por fijarnos en varias a la vez es más fácil cometer errores.

Sacrificamos así cantidad por calidad y luego el retrabajo conllevará a una gran pérdida de tiempo
Estrés.

Al vernos saturados de actividades, nuestro cerebro se embotará y dejará de ser eficiente para resolver problemas y proponer soluciones, por lo que es posible que no logremos grandes resultados.

Sufrir de estrés puede ser causante además de insomnio, ansiedad, gastritis, colitis, irritabilidad, tensión muscular, dolor de cabeza, entre otros.
Mala memoria.

El exceso de trabajo o la atención puesta en varias actividades puede producir también pérdida de la memoria y agotamiento.

En la búsqueda de trabajadores eficientes y sanos

Quizás la búsqueda de personal debería enfocarse en seleccionar a trabajadores eficientes más que multitasking.

Es preciso recordar que somos humanos y no máquinas, lo cual solo le agrega más valor y creatividad a nuestro trabajo.

Si quieres que tus trabajadores destaquen en su trabajo y tengan unas mentes ágiles y brillantes, ayúdales a entrenar su cerebro para jerarquizar las tareas y clasificar las urgentes, menos prioritarias y no tan importantes, comenzando a trabajar por las primeras.

Impúlsales a enfocarse en una cosa a la vez; es mejor finalizar una actividad con calidad que hacer muchas a medias.

Y finalmente, anímalos a mantenerse alejados de las distracciones como el acceso de visitas a las redes sociales y a dedicar algún tiempo del día al descanso necesario y la relajación.

En FO&CO Consultores acompañamos a las organizaciones en la potenciación de su talento humano como motor de la productividad de su negocio, a través del desarrollo de sus competencias y capacidades para incrementar su eficiencia y productividad.