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Para quienes hemos trabajado en un proyecto, la gestión del tiempo es fundamental y debe integrar todos los procesos y actividades que serán necesarios para completarlo con éxito en un período determinado.

Lamentablemente, no hay fórmulas mágicas para aprender a gestionar este recurso.

Sin embargo la identificación de los factores que pueden atentar contra su optimización puede ser un interesante ejercicio para iniciar su aprovechamiento.

¿Quién no desea un día de más de 24 horas para poder completar el sinfín de actividades diarias? Seguro que lo has pensado.

El tiempo es un recurso escaso para todos sobre todo en los tiempos que corren, tanto para actividades personales como profesionales, en especial si estás trabajando en un proyecto.

Sin duda, todos contamos con los mismos 7 días de la semana y las 24 horas de cada día por lo que llevar a cabo una gestión del tiempo efectiva dependerá de cómo nos planificamos y, en mucho, de cómo lo aprovechamos dejando de lado las distracciones.

Quizás nos suenan familiares como enemigos de la gestión del tiempo

Comunicación ineficaz entre los miembros de un equipo

Ausencia de objetivos o metas poco claras

Interrupciones no planeadas, el uso desmedido del móvil

Desconocimiento en el uso de herramientas y técnicas

Poca planificación de actividades

Tareas o reuniones

Escasa delegación de tareas y poca priorización de actividades

Efectuar varias actividades y tareas a la vez

Cuando identificamos qué hace que el tiempo se nos vaya de las manos, debemos proponer soluciones para obtener mejores resultados en este sentido.

Pero más allá de ello, se trata de generar un cambio de mentalidad y de actitud ante la mala planificación y gestión del tiempo.

En la planificación de un proyecto, la creación de un cronograma es esencial y puede variar según lo que se requiere.

Cada proyecto debe estimar una duración óptima que permitirá su ejecución con un coste mínimo.

En todo caso, la adecuada gestión del tiempo de un proyecto viene dada por el seguimiento de siete etapas, que garantizarán su éxito y minimizarán los riesgos.

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7 etapas para la gestión eficiente del tiempo de un proyecto

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Establecer el objetivo principal del proyecto

Conocer de qué se trata el proyecto nos ayuda a identificar y determinar el mejor plazo o período para iniciar el proyecto y establecer la manera en la que controlaremos que éste se complete adecuadamente.

Elabora una descripción detallada de los entregables del proyecto, es decir, de los documentos, informes y productos terminados que se esperan de él, y de las tareas y acciones que se requerirán para lograrlos.

Contra más detallada y exhaustiva sea esta información, más manejables y controlables serán los factores que forman parte del proyecto.

Todo ello asegura una mirada realista acerca de cuánto tiempo nos llevará el proyecto y estipular la mejor forma de enfocar nuestros esfuerzos.

 

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Definir las actividades

Este paso ayuda a profundizar y concretar las acciones que serán requeridas para elaborar o producir los entregables del proyecto.

Descompón en pequeñas tareas el trabajo para visualizar su detalle y la envergadura de lo que supone.

Todo el equipo puede enriquecer esta revisión con sus puntos de vista sobre la ejecución de las tareas.

Finalmente, este proceso decantará las actividades, los hitos, y las características de cada una de las acciones que se requieren.

 

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Relacionar las actividades

Facilita el establecimiento de relaciones entre las distintas actividades del proyecto, previamente identificadas.

Determina la secuencia lógica en la que deben llevarse a cabo para garantizar una mayor eficiencia y optimización de los tiempos del proyecto.

En esta etapa el equipo observará que una actividad prela sobre otra, o depende de ella para poder ser ejecutada o implementada.

Ello prevé cuáles son las áreas del proyecto que pueden retrasarse o adelantarse.

 

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Estimar los recursos para cada actividad

En este apartado se espera identificar, de la forma más precisa posible, el tipo y la cantidad de recursos, humanos o no, que serán necesarios para realizar cada una de las actividades.

No solo es necesario conocer qué recursos se utilizarán, sino sus características, a fin de minimizar el riesgo de que éstos no resulten adecuados, sean más costosos de lo esperado o sean requeridos por más tiempo del que se pensaba.

También deben revisarse cuáles son las restricciones que el proyecto tendrá en este u otro sentido.

A partir de ello se recomienda la adquisición de un software para la gestión del tiempo, que ayuda a determinar los requisitos que conllevan los recursos para cada actividad y ofrecer una propuesta de recursos aplicables a cada tarea.

Más adelante, profundizaremos sobre este aspecto.

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Estimar la duración de cada actividad

Con la ayuda del software de gestión del tiempo se tendrá una idea clara del número de períodos de trabajo necesarios para completar las actividades individuales planificadas con los recursos estimados.

Ello posibilitará la obtención de información sobre la cantidad de tiempo que requerirá cada actividad y finalmente cuánto tiempo en total tomará el proyecto.

 

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Elaborar el cronograma de proyecto

Tras ejecutar las etapas anteriores y analizar la secuencia de actividades, su duración, los recursos necesarios y, claro está, también las restricciones, es preciso determinar los plazos de tiempo reales, prudentes, cuantificables y acordados por el equipo de un proyecto y su patrocinador si lo hubiere.

El cronograma de un proyecto es un calendario o programación que expone:

  • Las actividades del proyecto con sus fechas planificadas de inicio y fin.
  • Duraciones.
  • Hitos.
  • Los recursos que se emplearán para ello.
  • Y por último, los responsables de que se cumplan adecuadamente.

Estimar la duración de cada una de las actividades es el paso inicial para elaborar el cronograma del proyecto.

El cronograma también deja en evidencia cuáles son los riesgos del proyecto, sobre todo los asociados a las estimaciones de tiempo, y establecer planes para hacer frente a ellos.

De igual forma, debe contemplar el alcance del proyecto, la asignación de los recursos, los días efectivos de trabajo, entre otros aspectos.

Esta herramienta debe presentarse a todo el equipo de trabajo mediante diagramas de barras, de hitos, de red, tablas u otros recursos gráficos, y siempre estar disponible en un formato editable, de fácil lectura y que resulte claro para todos.

 

siete

Controlar al cronograma

La efectividad del proyecto dependerá de la tarea de hacer seguimiento y control del avance en la realización de sus actividades.

En este sentido, conviene actualizar el avance del proyecto en el cronograma e incluso gestionar los cambios o ajustes que sean necesarios realizar.

Llevar este control facilita la anticipación a los inconvenientes a partir de acciones correctoras o preventivas y proporciona holgura al proyecto, un margen en el que se pueden hacer cambios y actualizaciones oportunas.

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La tecnología aliada de la gestión del tiempo

Optimizar la gestión del tiempo de un proyecto o bien de cualquier actividad laboral es la mejor manera de incrementar las posibilidades de éxito.

La planificación es la herramienta más efectiva para minimizar los riesgos y prevenirlos, así como controlar posibles cambios que se presenten en la consecución de nuestros objetivos.

Bien sea que estés iniciando un proyecto o que necesites optimizar la productividad de tus trabajadores a través del registro de la jornada laboral o del control de los tiempos dedicados a las tareas asignadas, la tecnología puede ser una gran aliada.

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En FO&CO Consultores ofrecemos nuestro Software de Gestión de Registro de Horario.

Un software fácil de usar e implementar que gestiona eficazmente el registro y control horario de los trabajadores y garantiza un incremento de la productividad y rendimiento en tu empresa.

A través de su implementación es posible planificar el uso de los recursos necesarios para tu proyecto o actividad laboral.

Además, se establecen los períodos de tiempo en que se requerirán y determinará el tiempo requerido para completar los objetivos propuestos, mientras se reducen los costos en las tareas de control.

Incluir la automatización en tu empresa o proyecto contribuirá de forma positiva a tu organización y gestión del tiempo.

Además, estarás cumpliendo con la normativa laboral que se implementará próximamente.

Control de Horario: El registro obligatorio de la jornada, casi es una realidad

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