8 maneras de poner el saldo a favor de tu empresa

Una de las batallas con las que lidian las empresas en su día a día es la reducción de gastos. Se trata de un auténtico dolor de cabeza, siendo más difícil de solventar que intentar incrementar las ganancias.
Cuando los gastos son superiores a los ingresos, aunque aumenten las ventas, o los ingresos, solo se trata de paños calientes a corto plazo.

Para que la empresa mantenga su saldo en verde, es preciso reducir costes de forma inteligente. Muchas empresas creen que esta disminución de gastos implica reducir costes de producción o modificar su tamaño.

 

En este post ofreceremos 8 ideas o alternativas que pueden ayudar a reducir gastos en tu empresa:

  • Realiza una auditoría o evaluación
reducir gastos - auditoria FO&CO Consultores

Para determinar el gasto que genera la empresa, lo primero que se recomienda es efectuar una auditoría en la que se estudie de forma minuciosa cada puesto de trabajo, sus funciones, horario de trabajo, entre otros aspectos. Esta auditoría debe ser llevaba a cabo por una consultora en recursos humanos de reconocida trayectoria y experiencia.

Al contar con la información completa y adecuada, es posible generar un plan para la mejor gestión de los recursos humanos. De esta manera, se podrán aplicar las medidas necesarias para controlar y reducir gastos asociados a esta parte medular de la actividad de la empresa.

 

FO&CO Consultores es especialista en el diseño y construcción de sistemas de evaluación que posibilitan la toma de decisiones en el área de selección de personal, formación, desarrollo y retribución, de la forma más idónea posible.

  • Gestiona adecuadamente tus recursos humanos
reducir gastos - gestionar personal

Después de recibir los resultados de la auditoría, podrás contar con información valiosa para mejorar la gestión del personal y reducir gastos asociados.

Una de las principales causas de gastos asociados en la gestión de los recursos humanos puede ser la contratación de personal extra.

En temporadas de aumento de producción o ventas, es recomendable contratar personal extra, para cubrir toda la demanda de trabajo, sobre todo si es inesperada.  Los trabajadores de la empresa podrán delegar las tareas más sencillas al personal temporal y encargarse del trabajo más complejo y relevante. De esta manera, también se evita la realización de horas extras innecesarias.

En ocasiones, puede detectarse que la empresa cuenta con mano de obra sobrecualificada, lo que implica contrataciones de altos costos para cargos que ameritan otros perfiles profesionales. Estos trabajadores podrían trabajar con desmotivación y posiblemente buscarán con rapidez nuevos puestos en otras empresas, dejando inconvenientes vacíos en la operación de la organización.

Puede ocurrir lo contrario también: tener mano de obra no cualificada en los puestos de trabajo. Ello involucraría incurrir constantemente en gastos de capacitación y correr el riesgo de que las actividades realizadas por ese trabajador no sean hechas de forma  eficiente y eficaz. En este caso, es recomendable contratar personal bajo la modalidad de formación y aprendizaje, la cual implica importantes bonificaciones para la empresa y un importante ahorro.

El contrato de formación y aprendizaje es el único contrato que tiene un coste cero en Seguros Sociales, tiene derecho a una reducción del 100% en las cuotas de la Seguridad Social (75% si la empresa tiene más de 250 trabajadores) y una bonificación del 100% de la formación en los Seguros Sociales.

La formación que el  trabajador recibe y que le permite obtener un Certificado de Profesionalidad, se puede efectuar de forma online o telemática con el aval de centros de formación acreditados por el Servicio Público de Empleo Estatal. Sin contar con la posibilidad de que la empresa reciba una bonificación si el contrato pase a convertirse en indefinido: puede recibir 1.500 € anuales durante 3 años (si es hombre), y 1.800 € (si se trata de una mujer).

  • Forma a tu personal
reducir gastos - formar personal

La formación del personal es una de las mejores alternativas para la empresa, pues los trabajadores formados se convertirán en tu mejor capital. Más talento, ideas, creatividad y soluciones al menor coste.

Ofrecer cursos a tus trabajadores es otra forma efectiva de disminuir las horas extras. Cuando se capacitan constantemente, los trabajadores aprenden nuevas técnicas administrativas, de uso de software y tecnologías, de gestión de recursos, e incluso se les prepara para cubrir diferentes funciones. Todo ello redunda en la mejora de la calidad y atención al cliente, y permite sustituir a personal de baja sin incrementar los gastos.

Empresas especializadas en el sector de la formación como FO&CO Consultores proveen a las organizaciones servicios de calidad para formar a su personal, con cursos que ofrecen flexibilidad de horarios y lugar de aprendizaje.

Ello es posible, gracias a la formación e-Learning o formación online con eficacia indiscutible, gracias a sus métodos, recursos y materiales adaptados a las necesidades de la empresa.

La formación online es accesible y de bajo coste, pues usa tecnología atractiva, intuitiva y pedagógica. Sin duda, permite que el empleado adquiera conocimientos que luego puede poner en práctica en su puesto de trabajo para seguir generando valor y aumentar su productividad y competitividad.

  • Revisa los gastos de personal
reducir gastos - revisar gastos de personal

La auditoría ofrece la oportunidad de revisar cuánto te cuestan tus trabajadores. Ya hemos señalado algunas de las formas en las que las empresas pueden aprovechar las nuevas bonificaciones que se dan a la contratación, por ejemplo, en modalidad de formación y aprendizaje.

Otra forma de reducir los gastos asociados al personal es revisar lo que se paga por accidente de trabajo y enfermedad profesional. Es bastante frecuente que las empresas paguen más por no cotizar por la actividad correcta.

Las empresas pueden tener a trabajadores realizando actividades distintas a la actividad principal de la empresa y al no señalar correctamente su grupo de cotización, pueden estar pagando de más. Por ejemplo, en el sector de construcción es muy elevada la siniestralidad, por ello la organización debe informar a la Seguridad Social quiénes no estarán en obra para evitar pagar de más.

  • Controla el horario de trabajo
reducir gastos - control horario

El tema de las horas extras es más importante de lo que parece a la hora de ahorrar en gastos.

Evitar y controlar las horas extras, empleando aplicaciones adecuadas, permite optimizar el rendimiento de la empresa y gestionar el registro y control horario de los trabajadores en tiempo real.

Una de estas herramientas para este fin es Time Laboris. Una aplicación eficaz e intuitiva, fácil de implementar y de usar, que FO&CO Consultores ofrece como parte de su consultoría a sus clientes empresariales. Con el apoyo de sus métricas, el empresario podrá automatizar y planificar sus recursos humanos, garantizar la reducción en los costos de las tareas de control y asegurar la rentabilidad.

Otra forma efectiva de reducir las horas extras es organizando la cantidad de trabajo, esta herramienta permitirá que la empresa prepare cronogramas y listas de prioridades, así como asignar las tareas a sus trabajadores de la forma más adecuada. Todo ello previene la carga excesiva de tareas y evita que el personal trabaje más horas de las acordadas en su horario normal.

  • Informatizar la gestión de la empresa
reducir gastos - informatizar gestiones de la empresa

La implementación de programas informáticos adecuados puede ayudar a reducir gastos también. Hoy en día se encuentran presentes en el mercado diversas soluciones informáticas que reducen los tiempos de diseño, de cálculo, de administración, y permiten eliminar errores, al aumentar la calidad, la rapidez de las respuestas y mantener el control integral del negocio.

El uso de nuevos software, sean libres o de propietario, de aplicaciones genéricas o hechas a la medida de la empresa implica también la formación del personal en su correcta utilización para maximizar sus beneficios.

Es posible ahorrar en desplazamientos innecesarios y optimizar el tiempo, reuniéndose de forma virtual a través de la videoconferencia, por ejemplo. De igual forma, el uso de teléfono a través de internet permite ahorrar en el costo de las llamadas respecto a la telefonía tradicional.

Alentar al personal a usar nuevas tecnologías, capacitándose para ello a través de sencillos cursos, debería implicar un bajo coste respecto a las ventajas que ofrece. La sola formación realizada de forma online constituye un ahorro en tiempo, dinero y recursos, y una experiencia novedosa y enriquecedora para el personal.

  • Gestiona pagos y cobros cuidadosamente
reducir gastos - gestiona pagos y cobros

Los errores más frecuentes de pago y cobro son: los descuentos no aplicados en contratos y procesos de compra complejos, los ingresos no efectuados por un error en la aplicación de las condiciones de compra, y las incidencias en los flujos financieros por incorrectas contabilizaciones de facturas, notas de crédito, etc.

El uso de software de contabilidad y de administración puede ayudar a disminuir errores humanos, tan solo formando al personal en sencillos cursos de capacitación de forma rápida y accesible.

Es fundamental contar con el detalle de los flujos de caja, tener una adecuada política de cobros y pagos, chequear bien las cuentas a cobrar y las cuentas a pagar. Ser cuidadoso en este sentido, ahorra los costes bancarios innecesarios que ocasionan los avales, impagados, gastos de gestión, entre otros.

  • Crear conciencia de ahorro
reducir gastos - crear consciencia de ahorro

Hemos hablado de evaluar y revisar los gastos, algo que es fundamental para diferenciar los gastos esenciales de los superfluos y pensar cuáles de los últimos es posible eliminar. Pero una de las claves para lograr reducir verdaderamente los costes de la empresa es fomentar la cultura corporativa del ahorro, a través de la concienciación de los trabajadores, así como la formación y detección de oportunidades de reducción de costes.

El control de los gastos está también en un buen consumo energético. Motiva a tus empleados a apagar sus equipos y las luces cuando no se estén utilizando.

Los gastos de impresión de documentos es otro foco de pérdidas económicas para la empresa. Impulsa la digitalización dentro de tus procesos, usa papel reciclado y promueve que se imprima solo lo necesario.

 

Ciertamente, no solo estarás beneficiando a la economía de tu empresa con estas y otras medidas, sino generando conciencia ecológica, al promover el valor de la responsabilidad y el ahorro como parte del trabajo en equipo.

 

 

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