Office Manager: la cara visible de la empresa

El trabajo del Office manager o personal administrativo, como se le llama en el presente, es clave en todas las organizaciones para asegurar su funcionamiento óptimo.

Este rol abandona las sombras para alzarse con un papel más proactivo y una gran oportunidad laboral y económica tanto para mujeres como para hombres.

En las empresas desde siempre existió la figura de las asistentes ejecutivas.

Un puesto de trabajo que era fundamentalmente femenino y solía estar en segundo plano o detrás del telón.

Pero, actualmente, este cargo toma especial relevancia y evoluciona para dejar de ser un ejecutor de instrucciones y acompañar la toma de decisiones ejecutivas.

Más allá de dedicarse a obedecer instrucciones, las empresas buscan en el cargo de Office Manager a personas innovadoras, en las que se pueda delegar y confiar importantes tareas.

Pero también a un perfil muy humano, asertivo en la forma de comunicarse y que muestre empatía en el trato con los demás.

En este sentido, se valoran cada día más una serie de aptitudes y habilidades específicas por encima de la experiencia.

¿Qué gano como Office Manager?

Las gestiones administrativas implican una labor de mucha responsabilidad y preparación.

Pero ello se ve recompensado hoy en día con mejores salarios e incentivos.

La creciente demanda de este tipo de personal ha conllevado a que las empresas retengan al buen talento que se desempeña de forma exitosa en estas áreas.

En especial, el sector bancario es el que parece pagar mejor a este tipo de trabajadores.

PERO EL DINERO NO LO ES TODO.

Los cambios que se hacen patentes en el ámbito laboral también se aplican a esos perfiles, como la modernización y flexibilización de la ejecución de la carga laboral a través del home office, teletrabajo o el trabajo a distancia.

De esta forma, un Office Manager ya no tiene que imaginarse amarrado de por vida a un escritorio.

De igual forma, la edad no es un indicador de importancia a la hora de llevar a cabo esta labor.

Las habilidades y competencias transversales son más relevantes, tanto si se trata de un recién graduado como de una persona con experiencia.

Y la ventaja más grande de capacitarse como Office manager es que son muchas las oportunidades de conseguir trabajo.

Las empresas de inversión, la banca, el sector financiero y energético son los que requieren una mayor demanda de estos cargos.

Habilidades para un trabajo impecable como Office Manager

1. Entender su papel en las empresas

No se trata tanto de preparar una carrera como Office manager.

Más bien lo que cuenta es tener una visión de negocio y capacidad para tomar decisiones.

Comprender su valor como personal de apoyo para el funcionamiento de la organización y la atención a las necesidades de los ejecutivos y las gerencias.

2. Comunicarse con inteligencia emocional

Se espera que el o la office manager se comunique asertivamente a todos los niveles.

Por ello se los considera la cara de la empresa, o su representación.

Esta habilidad está unida a la orientación de atender al cliente tanto interno como externo y lidiar con su enfado, frustración o con cualquier situación estresante.

3. Adaptación y versatilidad

El office manager o personal administrativo debe manejar con eficiencia los retos que se enfrenten en las situaciones cotidianas y no tan cotidianas.

Cada día puede ser muy distinto a otro y es necesario ser capaz de ofrecer soluciones creativas y rápidas.

4. Orientación al servicio

Es lo que muchos llaman vocación de servicio.

Es realmente una actitud orientada a apoyar a los demás con sentido práctico, responsabilidad y profesionalismo.

Pero mucho más importante con calidad humana, algo que no se encuentra fácilmente en todas las personas.

5. Organización y disciplina

Ser un empleado administrativo implica hacer seguimiento a muchas tareas para que realmente se ejecuten de la forma adecuada y esperada.

Para ello, la clave es la organización, la planificación y no dejar ningún detalle al azar, incluso contemplar hasta los contratiempos.

6. Analizar de forma crítica

La toma de decisiones y el análisis posibilitan encontrar las soluciones adecuadas ante los desafíos.

El día a día requiere de pequeñas y grandes decisiones, sea en cuanto a la administración del presupuesto de una gerencia, la negociación con los proveedores o la priorización de las tareas.

7. Capacidad para realizar varias tareas

Es el pan nuestro de cada jornada que se presenten al mismo tiempo varias tareas que deben ser ejecutadas sin demora.

Lograrlas con éxito depende de la habilidad para priorizar y organizarse, así como nuevamente el que contemplemos el multitasking dentro de las funciones propias de estos puestos de trabajo.

8. Seguridad y confianza

No solo se trata de estar seguro y confiado en las propias capacidades, sino en proporcionar seguridad y confianza al resto del equipo con el que se trabaja.

Ante los requerimientos que se presentan en cada jornada laboral, las personas cuentan con el Office manager para apoyarse y lograr alcanzar sus objetivos, resolver problemas y acceder a soluciones inteligentes.

9. Pensar diferente o fuera de la caja

Un office manager debe ser creativo e innovador en la forma como enfoca su trabajo y las soluciones que ofrece.

A la hora de organizar reuniones de último momento o un evento especial sorprende a los ejecutivos y la gerencia, pero también su creatividad debe estar presente en los planteamientos e ideas sobre asuntos cotidianos.

10. Anticiparse

Nada hay como anticiparse, tener la mente y los ojos bien abiertos sobre los posibles requerimientos y ser proactivo.

Es algo que muchos valorarán cuando se trata de gestiones administrativas.

Si somos capaces de ver con claridad y organizarnos, tendremos más de la mitad de la batalla ganada.

Office manager mediante Certificado de Profesionalidad

Para ser un profesional cualificado que se desempeñe exitosamente en cargos relacionados con la gestión administrativa, se requieren las habilidades y competencias antes mencionadas.

Además se requiere una formación adecuada para afrontar los retos que se presenten en el cumplimiento de sus tareas.

A través de las formaciones que otorgan certificados de profesionalidad se puede acceder a una capacitación completa y accesible.

¿Qué es un Certificado de Profesionalidad?

En estas acciones formativas los participantes y candidatos a Office Manager o cargos similares, adquirirán las herramientas necesarias para ser capaces de efectuar la gestión administrativa, así como contable y fiscal en algunos casos.

Estas formaciones garantizan que los candidatos se mantengan actualizados acerca de:

• Los sistemas de información y archivo de la documentación.
• Las gestiones administrativas.
• Los procedimientos más comunes en este oficio.

 

Mediante la utilización de procedimientos y herramientas flexibles e interactivas se promueve el proceso de enseñanza-aprendizaje.

En nuestro campus virtual se puede acceder a contenido multimedia que facilita la comprensión de los contenidos.

Para mayor información sobre estos cursos de formación para desempeñarte como personal administrativo visita:

Más información Certificados de Administración y gestión

Quienes accedan a Certificados de Administración y gestión podrán desempeñarse en el ámbito profesional en:

• Departamentos de administración de cualquier tipo de empresa pública o privada.
• En dependencia del jefe de contabilidad, asesorías contables y fiscales, sociedades de auditoría o auditores individuales.
• O realizando funciones en los distintos departamentos de las empresas, entre muchas otras opciones.

 

Algunas de las ocupaciones o puestos de trabajo relacionados a los Certificados de profesionalidad de Administración y gestión son:

• Operadores/as–grabadores/as de datos en ordenador.
• Auxiliar de oficina y de archivo.
• Operador/a documental.
• Auxiliar de digitalización.
• Auxiliar administrativo de cobros y pagos, de contabilidad, de facturación.
• Empleados/as administrativos/as de contabilidad en general.
• Administrativos/as comerciales, de servicios de personal, del departamento de Recursos Humanos, de apoyo administrativo de compra y venta, o con tareas de atención al público, entre otros.

 

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