El proceso de onboarding, una versión mejorada de la mejor conocida inducción corporativa, es una de las prioridades de las compañías cuando le dan la bienvenida a nuevos trabajadores.
Suena a que te vas de viaje o te subes a un avión.
Guardando algunas diferencias, se trata efectivamente de comenzar con buen pie una nueva experiencia laboral, lo que para muchos puede resultar casi una aventura y las empresas lo saben.
Este primer paso en la vida organizacional es decisivo para que los empleados recién llegados puedan empezar a ser productivos cuanto antes.
Sentirse a bordo del barco organizacional viene a ser lo mismo que sentirse realmente incluido.
Disponer de todos los preparativos para la llegada de los nuevos compañeros inicia con toda una suerte de trámites administrativos pero se centra sobre todo en que éstos realmente se sientan cómodos e integrados desde el día uno.
Por ello, se hace énfasis en asegurar un acompañamiento eficiente de los trabajadores que tienen más tiempo en la empresa, quienes podrán facilitarles la comprensión del funcionamiento de la compañía y familiarizarse con su lugar y puesto de trabajo.
Qué no es el onboarding
Dado que se trata de un proceso en el que se integra de forma adecuada y efectiva a los nuevos trabajadores, el onboarding no es un programa de capacitación como tal.
Se trata entonces de un proceso que acelera la adaptación y la integración de los nuevos recursos humanos.
Para que la adaptación sea rápida y exitosa, el onboarding debe garantizar que el nuevo integrante se sienta sostenido por sus compañeros de equipo, maximizar sus aspectos positivos y minimizar los negativos.
Durante los primeros meses, los nuevos ingresos pueden advertirse perdidos y confundidos, así como menospreciar sus capacidades, enfocándose en su desconocimiento acerca de la empresa o su falta de experiencia acerca de cómo se hacen las cosas en este nuevo lugar o puesto de trabajo.
Justamente esta es la diferencia entre onboarding e inducción corporativa.
La inducción solía ser más de carácter informativo, y unidireccional, es decir, la empresa se encargaba de proporcionar el conocimiento necesario al nuevo ingreso.
En cambio, con el onboarding se hace hincapié en la importancia de la interacción con los compañeros y de crear canales de comunicación para que el nuevo ingreso exprese sus inquietudes y preocupaciones, así los problemas o conflictos posteriores se suelen evitar.
Onboarding Process ¿Qué es y para qué sirve?
A tener en cuenta para un exitoso onboarding
Para elaborar un programa de adaptación para nuevos puestos de trabajo de la forma más asertiva debemos recordar algunos puntos de interés:
El proceso puede ser simple, pero su implementación compleja.
No se trata de un tema que debe atender solo Recursos Humanos, sino que debe importarle a toda la empresa.
De esta manera, la recomendación es implicar a los líderes de la organización para obtener un mayor compromiso con esta labor y fomentar una cultura de la integración.
Algunos puestos de trabajo por su naturaleza suelen permitir la integración de nuevos trabajadores en solo días o semanas.
Este es el caso de los operarios o empleados con tareas rutinarias o basadas en procesos muy concisos.
Sin embargo, los puestos de trabajo ubicados en niveles de dirección o con personal a cargo, requieren una mayor necesidad de asistencia por más tiempo e interrelación con otros para lograr una mejor adaptación.
Un proceso de onboarding exitoso incrementa la retención de los nuevos ingresos de la organización en alrededor de un 80%, así como su productividad en más de un 70%.
Así, el onboarding ofrece a las empresas múltiples beneficios como la reducción del tiempo de adaptación, el ahorro de costos, una mayor productividad, el desarrollo de la proactividad, la colaboración y el compromiso de todos los trabajadores y el fortalecimiento de la imagen de la empresa como referente de organización y procesos innovadores.
El proceso de onboarding en pocos pasos
Seguro quieres incorporar el proceso de onboarding a tu organización, por lo que necesitas planificarte en etapas.
1. Antes del onboarding:
Puede sorprenderte pero el pre-onboarding comienza incluso en la entrevista de trabajo.
Conversar sobre cómo es la cultura de la empresa y cómo son los horarios y funciones a desempeñar permitirá que el posible candidato se lleve una idea clara sobre la organización y su nuevo puesto de trabajo.
En esta etapa asegurar una buena comunicación es esencial para aclarar las inquietudes iniciales acerca del primer día de trabajo y adelantar todos los trámites posibles.
Una manera de asegurar que la información está disponible para los nuevos ingresos incluso antes de ingresar efectivamente a la empresa es publicar los valores y los principios de la cultura organizacional en la página web.
2. El primer paso del onboarding: el primer día de trabajo
Es responsabilidad de la empresa cuidar todos los detalles para que el primer día de trabajo sea positivamente inolvidable.
Una reunión previa con el equipo de trabajo para asegurar que se contará con su compromiso para recibir al recién llegado es fundamental.
Es esencial además que se repasen todos aquellos puntos prácticos y logísticos que se requieran para darle la bienvenida al nuevo trabajador.
Establecer un lugar y hora de encuentro, seleccionar a un anfitrión que guíe al nuevo trabajador que sea de su mismo departamento si es posible y planificar una reunión con el líder del área permitirá darle la importancia que se merece.
Otro punto de relevancia que es frecuentemente olvidado por las empresas implica garantizar que el puesto físico de trabajo del nuevo empleado está disponible, incluyendo su mobiliario y un equipo informático operativo, con los softwares a punto para ser usados.
3. La primera semana en el proceso de onboarding
Debe entenderse que en una semana el nuevo trabajador debe conocer en líneas generales el funcionamiento general de su área de trabajo, saber cuáles son sus objetivos, e iniciar de poco en poco a trabajar por sí mismo, así como a relacionarse con otros.
Con tanta información nueva es fácil perderse, por lo que se aconseja ofrecer la información de forma paulatina.
Lo más importante es que se tenga comunicación con los recién llegados todos los días y que se le hagan saber los aspectos más prioritarios de su rol en la organización.
4. El onboarding continúa según cada caso
Pueden ser días o meses.
Pero lo que es seguro es que el proceso de onboarding no finaliza en una semana.
Dependerá de cada caso completar su integración en la empresa.
Durante el primer mes debe profundizarse en aspectos clave para la organización como su sector y el modelo de negocio.
El seguimiento semanal del líder del área también es imprescindible durante los primeros treinta días.
El proceso de onboarding pasa porque tus nuevos trabajadores conozcan y prueben tus productos y servicios.
Presentarles a clientes, consumidores y proveedores también les proporcionará valiosa información sobre la actividad de la empresa y su funcionamiento.
Por último, pero no menos importante, la empresa pero en especial el líder del equipo debe asegurarse de fomentar el compañerismo entre sus miembros, incluyendo al recién llegado.
Compatibilizar el trabajo con actividades informales y recreacionales puede impulsar una integración y cohesión humana y social.
Si realmente anhelas que tu empresa tenga resultados exitosos y contar para ello con el apoyo de tus trabajadores, debes considerar el desarrollo de un plan de onboarding e integración para comenzar a aumentar tu productividad desde el primer día.
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