Si queremos que nuestra empresa sea pionera y esté en la vanguardia dentro del desarrollo y de la gestión de personas, no debemos perder de vista lo que llamamos el onboarding process, o lo que es lo mismo, la importancia del proceso de incorporación de trabajadores en nuestra plantilla.

 

Onboarding Process ¿Qué es y para qué sirve?

Se trata de un proceso de integración que empieza antes la adhesión del trabajador a nuestra organización y que puede alargase hasta un año después.

No supone supervisar al trabajador cuatro o cinco días después de su primer contacto con nosotros sino del acompañamiento en el medio-largo plazo para que, no solamente aprenda cómo funciona la empresa y cuales son sus responsabilidades, sino que se sienta cómodo, satisfecho y vea oportunidades de mejora.

Por eso, el departamento de recursos humanos debe empezar a reconocer la importancia de esta herramienta y llevarla a cabo si quiere mantener su ventaja competitiva en un mundo globalizado que, como ya se ha comentado en anteriores artículos, es cada vez más competitivo y más complicado.

Aunque para encontrar el origen de este concepto nos debemos trasladar a los años 80, es ahora, en la actualidad, cuando empieza a tener más fuerza dentro de las organizaciones.

En este sentido, empieza a considerarse como una buena herramienta empresarial ya que se centra en el proceso de iniciación, integración y adaptación del nuevo empleado, prestándole el seguimiento y la ayuda necesaria para asumir la transición entre el primer día de trabajo y la estabilidad del mismo dentro de la corporación.

 

Los cinco niveles del Onboarding Process, las 5 C’S

La mejor manera de garantizar la satisfacción de los empleados es lograr que los nuevos trabajadores empiecen bien a través de una experiencia de incorporación exitosa y acogedora.

En este sentido, explicamos las 5C’s que las organizaciones proactivas deben tener en cuenta en todo proceso de contratación:

 

Dar a conocer el cumplimento políticas internas a nuevos empleados

Supone que los empleados aprendan todas políticas internas de la empresa, desde las obligaciones legales que se derivan de su puesto de trabajo como todas las normas que tienen que ver con la seguridad o del talante social de la empresa

 

Claridad frente a nuevos empleados

En esta fase se pretende que el trabajador entienda cual es su puesto en la empresa y las responsabilidades que de éste se derivan.

Es el momento en que se le explican las técnicas, estrategias, los métodos y las herramientas que necesita para desarrollar correctamente sus actividades. Suele suponer el inicio de la formación de los nuevos integrantes.

 

Trasmitir la cultura y valores empresariales en el onboarding process

Hablar de cultura de la empresa supone que el nuevo colaborador comprenda cuales son los valores, la misión, la visión, los objetivos y las metas a conseguir. Todos los empleados deben estar alineados con la estrategia y perseguir el éxito de la misma.

 

Trasmitir la conexión y organigrama desde el inicio

Llegados a este punto, es importante que el nuevo empleado sepa cual es la jerarquía social dentro del lugar de la empresa.

En la mayoría de las organizaciones se forman diferentes grupos de personas, que se apoyan entre sí y se convierten casi en una familia.

En este sentido, es necesario ayudar al trabajador a establecer relaciones interpersonales que le ayuden en su día a día y en el desempeño de sus tareas.

 

Realizar un check back del onboarding process

El check back, o lo que es lo mismo, volver a revisar, supone comunicarse con el empleado para ver cómo avanza su situación dentro de la empresa, cómo mejora a nivel personal y profesional, si conoce a sus compañeros, si va bien en el desarrollo de sus labores o si tiene dificultades… se trata de no dejar al empleado a su suerte sino de preocuparse de que, a pesar de todo lo que supone empezar en un nuevo puesto, todo progresa adecuadamente y éste se siente cómodo.

La retención y atracción del talento se presenta como una prioridad en la mayoría de las agendas de las compañías.

Ante este escenario, el onboarding process tiene un papel clave a la hora de que los posibles empleados perciban la compañía como un buen lugar para trabajar y ser felices.

 

¿Cómo se desarrolla el Onboarding Process?

Una de las grandes prioridades en la mayoría de las agendas de las corporaciones tiene que ver con la atracción y la retención del talento.

Ante este escenario, el onboarding process se convierte en una herramienta fundamental si queremos que los posibles empleados perciban la compañía como un buen lugar para trabajar.

Antes de nada, hay que remarcar que no existe un solo proceso válido sino que éste depende del tipo de organización, de cómo se gestiona y del equipo del que se componga.

Aún así, el onboarding process tiene que estar preparado meticulosamente y es necesario tener alguna cosa en cuenta si queremos que se desarrolle satisfactoriamente:

1. Si queremos que en nuestro espacio de trabajo se generen vínculos personales y profesionales entre los empleados, es necesario levar a cabo un buen Plan de onboarding. Este proceso supone que la misión, los objetivos, la estrategia y la cultura de la empresa son trasmitidos correctamente y los nuevos trabajadores los asumen como propios y los interiorizan.

2. Los programas de integración resultan interesantes para preparar al trabajador en su llegada a la empresa. En estos programas podemos identificar elementos, como el día y la hora de inicio, kit de bienvenida, creación de usuario en el portal del empleado… todo ello con la intención de que antes de empezar a trabajar, la persona ya tenga un cierto contacto son su nuevo puesto.

3. Es muy importante que ante el primer día de trabajo, el empleado se muestre ilusionado y contento, por eso, es conveniente llevar a cabo prácticas como el Welcome Pack, mandar tarjeta de bienvenida firmada por el departamento de Recursos Humanos, mandar algún sms o carta de acogida…

4. La elaboración de un directorio en el que aparezca todo el equipo y donde conocer a los que serán, en un futuro no muy lejano, los nuevos compañeros de trabajo.

5. Tanto para las nuevas incorporaciones como para los que ya lleven años en la empresa, es necesario tener un documento interno para estar informados, en todo momento, en relación a como actuar ante cualquier situación. Hay que generar un archivo y tener acceso por parte de todos los usuarios.

6. Derivado del punto anterior, aparece la importancia de centralizar los archivos.El nuevo empleado debe tener un rápido acceso a los documentos de trabajo, facilitando así su tarea y pudiendo entrar a ellos en pocos clics.

7. Es relevante remarcar, que causar una buena impresión el primer día resulta clave para obtener mejores resultados a largo plazo. Esto ocurre porque generar bienestar desde el comienzo en el empleado posibilitará una adecuada predisposición para poner en práctica su talento.

8. Sobre todo durante el primer mes, se precisa facilitar y posibilitar la adaptación del empleado proporcionándole los materiales necesarios para que lleve a cabo, y de la mejor manera, sus actividades en el puesto.

9. Es conveniente que, durante los primeros tres meses, se generen relaciones de confianza para que el nuevo empleado tenga, cada más, la certeza de que se ha incorporado a una empresa que desborda las expectativas generadas previamente.

10. Llevar a cabo el seguimiento del empleado es conveniente para conocer cuales son sus sensaciones, percepciones y expectativas para saber si le falta algo o necesita cualquier cosa. Las reuniones frecuentes pueden ser un buen instrumento.

 

Ventajas de desarrollar un buen plan de Onboarding Process

Llevar a cabo un buen proceso de incorporación del trabajador en la empresa está estrictamente relacionado con la atracción, la retención del talento y la posibilidad de tener a los mejores en cada área de nuestra organización.

Las empresas deben empezar a entender que no solo el proceso de selección y reclutamiento es importante para encontrar a los perfectos candidatos sino que el acompañamiento y el cuidado del trabajador en sus primeros meses puede suponer la piedra angular de toda relación profesional y el aumento de su productividad.

Además, este proceso será clave para fomentar el sentimiento de pertenencia de los nuevos empleados, agregando una mayor implicación y una mejor adhesión de éstos en la empresa.

Esto genera, en consecuencia, lo que se conoce como el employer branding, donde el empleado se convierte en la mejor publicidad para la compañía.

En conclusión, cuanto antes se sientan incluidos o “a bordo del barco” los trabajadores, más rápido podrán contribuir a la organización y mejor se sentirá, de un lado la empresa, por desarrollar talentos, retenerlos y aumentar su productividad, y de otro, los empleados, por sentirse parte, cómodos, satisfechos y motivados para demostrar su talento y dar lo mejor de sí mismos.