En España, la pérdida económica que conlleva la falta de productividad por este motivo es de unos 20.400 millones de euros anuales, es decir, poco más de 1.100 euros por segundo.
Las pequeñas y medianas empresas en todo el mundo malgastan más de 275.000 millones de dólares al año en tareas administrativas y rutinarias, tales como la contabilidad, la gestión de nóminas y el pago de impuestos.
La poca eficiencia y la falta de productividad poseen un impacto muy negativo que podría solventarse con la digitalización de los procesos contables, administrativos, de gestión de nóminas y facturación, entre otros, la adopción de servicios digitales y la capacitación de los trabajadores para el uso de softwares específicos para estas labores.
De esta manera, los empleados podrían disponer de tiempo verdaderamente productivo centrado en actividades de desarrollo estratégico, la captación de clientes, la innovación y el incremento de los ingresos, con foco en el logro de los objetivos y el crecimiento de la empresa.
Las compañías se beneficiarían así de una gestión más eficiente, si la elaboración de los informes de gastos, la facturación, nómina y gestión de pagos no ocupasen tanto tiempo productivo.
La contabilidad: una de las tareas más costosas para las empresas
De todas las actividades administrativas, la contabilidad resulta ser de las más costosas.
Los trabajadores dedican a ella más del 20% de su tiempo, luego de la generación de facturas y el pago de los impuestos.
Pequeñas y medianas empresas del planeta son conscientes de la necesidad de disminuir los costes en esta área.
Los trabajadores llevan a cabo una serie de tareas administrativas que equivalen a más del 30% de su jornada laboral.
En ocasiones, la cantidad de tareas, normativas y los propios procedimientos superan por mucho el tiempo efectivo que usan los empleados para crear, aprender y analizar.
El exceso de tareas administrativas se suma a la inundación de correos electrónicos y la rapidez de los cambios tecnológicos, factores que atentan contra la productividad y el buen clima laboral.
Pero quizás el peor de los problemas principales sea la falta de capacitación del personal.
Si los empleados no se actualizan acerca de las nuevas herramientas que pueden facilitar su desempeño en las áreas que ejercen, además de caer en la desmotivación, se convertirán en profesionales con competencias y habilidades obsoletas.
¿Cómo combatir la falta de productividad en el ámbito administrativo de las empresas?
Primeramente, es fundamental identificar cuáles son las tareas que son realmente necesarias en el área administrativa para el buen funcionamiento de la organización, y cuáles son una pérdida de tiempo, talento, esfuerzo y dinero.
Efectuar una sincera evaluación sobre la situación incluye,
Desde chequear las horas que pasa el trabajador revisando y respondiendo los correos, y las que transcurren en cada reunión, hasta el tiempo que dedica a las labores administrativas que hemos mencionado.
Emplear un buen sistema de control horario de los trabajadores puede ayudar también a
optimizar el trabajo del departamento de recursos humanos y
disminuir los costes de la empresa e incrementar la productividad.
FO&CO Consultores proporciona a sus clientes un software intuitivo y sencillo que facilita la gestión del registro de la jornada laboral de los trabajadores.
MÁS INFO: Sistema de Gestión de Control Horario
Los nuevos desarrollos en tecnología cada vez se imponen más rápido de lo que la mayoría de las personas puede aprender a utilizarlos.
En la actualidad, aproximadamente el 50% de las labores administrativas de las empresas en el mundo no se efectúan con ningún tipo de software específico.
En España, únicamente el 25% de este tipo de tareas están completamente digitalizadas, y el 40% de ellas no cumplen con ello en absoluto.
La digitalización puede ayudar a revertir la falta de productividad y convertirla en una oportunidad de crecimiento empresarial.
Se entiende que exista una necesidad fuerte de implementar las nuevas herramientas tecnológicas que aparecen, pero siempre debe considerarse que las personas estén debidamente capacitadas para sacar provecho a su aplicabilidad.
La mayoría de las organizaciones empresariales NO USA SERVICIOS DIGITALES porque implementarlos tiene un coste elevado.
Esta es la principal razón que expone el 25% de las pymes españolas que aún no usan software de administración.
Mientras, un 22% de las pequeñas y medianas empresas planea contratar el servicio de un tercero para llevar a cabo estas labores y un 17% señala que la digitalización implica invertir demasiado tiempo.
Pero la recomendación de las consultoras en Recursos humanos es que las empresas se tomen con seriedad realizar las inversiones correspondientes en implementación de software para la gestión de capital humano y labores administrativas.
Éstas herramientas tecnológicas agilizan el trabajo y sus procesos en diversas áreas de las organizaciones, mejoran la productividad, y generan ahorros en impresión de materiales y en tiempo dedicado.
Ciertamente, en los últimos años, las organizaciones han tenido que llevar a cabo recortes presupuestarios en algunos de sus departamentos.
Dichos recortes han afectado fundamentalmente a los recursos humanos, en áreas como la capacitación y formación de personal.
Pero un número cada vez mayor de compañías también ha confirmado que la capacitación es, sin duda, una de las mejores inversiones que se puede hacer.
Y en cuanto al personal, es una de las fuentes de mayor bienestar para los trabajadores.
Es verdad que, en ocasiones, el costo de las formaciones y el desarrollo puede ser alto, pero existen alternativas a la medida de toda clase de presupuestos, sin tomar en cuenta el ahorro que se obtendrá a posteriori.
En concreto, ofrecer capacitación a los profesionales en el ámbito de la administración para mejorar el desarrollo de su actividad, con autonomía y eficacia, es posible a través de la modalidad de obtención de un Certificado de profesionalidad de Administración y gestión.
Estas formaciones profesionales acreditadas en el ámbito de la administración y de la gestión, que se imparten de forma presencial o a través de la plataforma e-Learning.
Además, proporcionan una verdadera preparación frente a las necesidades del mercado laboral, en cuanto a:
- Realizar la gestión administrativa de los procesos comerciales y de la tesorería de la empresa.
- Llevar a cabo actividades de apoyo administrativo en los departamentos de recursos humanos.
- Efectuar la gestión contable de la empresa.
- Manejar ordenadores con seguridad, calidad y eficiencia.
- Gestionar archivos en soporte físico e informático.
- Y por último, usar con fluidez aplicaciones ofimáticas o software relacionados con la gestión de la información y la documentación.
En FO&CO Consultores, te invitamos a visitar nuestro catálogo de cursos online para obtener información sobre los certificados de profesionalidad acreditados en el área de Administración y gestión:
Un gran número de organizaciones han beneficiado a su personal y, a su vez, aumentado su rendimiento al apostar por esta modalidad de capacitación para sus trabajadores, especialmente a través de la formación online.
Los trabajadores usan dispositivos móviles cada vez con más frecuencia y, tanto la formación como varios de los procesos de Recursos Humanos, se pueden accesar a través de ellos.
Finalmente, para recibir un autentico rendimiento de la inversión por capacitación en el uso de nuevas tecnologías y en la puesta en marcha de procesos administrativos de gestión novedosos,
LA EMPRESA DEBE CAMBIAR EL PENSAMIENTO DE
“hacer más con menos”
POR
“hacer menos cosas pero mejor o con mayor calidad”.
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